Guide pratique sur la gestion des examens en ligne

Ces derniers mois, de nombreux établissements supérieurs ont mis en place des solutions d’e-exam pour permettre la tenue les examens et évaluations malgré le confinement et la fermeture des établissements.

Les critères à prendre en compte avant de choisir votre outil d’évaluation

1. Une gestion d’administration avec plusieurs types d’utilisateurs et accès (admin, professeurs, correcteurs, surveillants, apprenants)
2. La création automatisée et collaborative entre professeurs des examens et évaluations
3. Les types de questions possibles (QCM, questions libres, etc)
4. L’usage des supports multimédias (texte, image, vidéos, etc.)
5. La gestion asynchrone des examens, en présentiel ou à distance
6. La sécurisation des examens et évaluations
7. La supervision des examens et évaluations
8. Le mode offline, pour les apprenants ayant des connexions internet instables
9. Intégration avec des LMS et autres outils de gestion
10. La conformité avec les règlementations français et européennes (RGPD, CNIL, )

Numériser les examens en 5 étapes

Etape 1. Définir ses objectifs et sa stratégie

Chaque université et établissement supérieur a un contexte qui lui est propre et donc des enjeux bien spécifiques. Dans le cas d’un projet de numérisation des examens, les établissements cherchent à asseoir leur attractivité et compétitivité, à optimiser les processus en place, à améliorer l’efficacité des équipes pédagogiques, ou encore à permettre l’accès pour tous aux examens. Dans le contexte sanitaire actuel incertain où la fermeture des établissements reste une possibilité, certains établissements souhaitaient anticiper les décisions gouvernementales et assurer de la tenue des évaluations en toute circonstance.

Etape 2. Identifier un périmètre test

Lorsqu’ils se lancent dans ce type de projet, les établissements identifient souvent un campus, une spécialité, un niveau pour tester à ‘petite’ échelle l’usage de l’outil TestWe. Ce périmètre restreint leur permet de tester et faire évoluer les processus, d’identifier des points bloquants, de vigilance et surtout des bonnes pratiques qui seront utiles lors du passage à grande échelle.

Etape 3. Accompagner les équipes et apprenants

La mise en place de nouvelles méthodes et outils requiert un accompagnement des utilisateurs, qu’ils soient professeurs, surveillants ou bien étudiants. TestWe est une plateforme suffisamment intuitive pour faciliter la prise en main par tous les types d’utilisateurs, avantage incontestable pour assurer une acceptation totale par tous.

Etape 4. Piloter les résultats

L’établissement doit piloter le projet à partir d’indicateurs précis pour s’assurer une prise en main ou anticiper des difficultés. Voici quelques-uns les indicateurs les plus courants : le nombre d’utilisateurs actifs, le nombre d’examens passés, le nombre de corrections réalisées.

Etape 5. Déployer à tous

Une fois le projet déployé sur le périmètre-test pendant quelques semaines, les corrections réalisées, l’outil pourra être déployé très largement. Une nouvelle fois, l’accompagnement des utilisateurs et la communication seront critiques pour assurer un lancement sans accroc.