Plateforme de concours et examens : comment ça marche ?

Vous êtes un centre de formation, une université ou une entreprise, et vous souhaitez digitaliser vos processus d’évaluation ? Franchissez le cap de la plateforme de gestion des examens et concours. Comment fonctionne ce type de solution et quels sont ses avantages ? Comment mettre en place une surveillance fiable et efficace ? Vous vous posez sûrement quelques questions : TestWe a les réponses.

Une plateforme d’examen en ligne : pour qui et pourquoi ?

L’organisation d’un examen en ligne s’adresse à des publics variés: établissements d’enseignement supérieur, organismes de formations, entreprises. Qu’il s’agisse d’évaluer des étudiants ou des stagiaires ou d’organiser un recrutement en distanciel, un outil d’e-exam s’adapte à plusieurs usages et permet de gagner en efficacité à différents niveaux. obligatoire depuis le 1er janvier 2022 (loi du 5 septembre 2018 et décret du 21 décembre 2021) pour tout organisme formateur qui bénéficie de fonds publics ou mutualisés.

Cette « certification qualité » a deux grands objectifs :

  • renforcer la garantie de qualité des prestataires de formation ;
  • donner plus de lisibilité aux offres de formation aux personnes qui bénéficient de ces formations (entreprise, particulier, apprenti…).

Quels organismes de formation sont concernés par la certification Qualiopi ?

Dès lors que la formation est financée par un OPCO (opérateur de compétences), par l’État, par Pôle Emploi, par l’Agefiph ou encore par les régions ou par la Caisse des Dépôts et Consignations, Qualiopi est obligatoire.
La taille de la structure importe peu : la certification qualité concerne, selon le Ministère du Travail, tous organismes formateurs ou prestataires « qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés ».
Cela englobe donc les diverses prestations de ces structures :

  • bilan de compétences ;
  • validation des acquis par l’expérience (VAE) ;
  • actions de formation (professionnelle ou dans le cadre du développement personnel)…

Les centres de formation des apprentis (CFA) entrent aussi dans ce cadre.

Une liste de critères pour renforcer la qualité des formations

Pour être certifié, chaque organisme doit répondre au cahier des charges du Référentiel National Qualité (RNQ). L’organisme certificateur, accrédité ou autorisé par le Comité français d’accréditation (Cofrac), délivre la marque Qualiopi sur cette base.
Le RNQ dresse une liste de 7 critères qui regroupent chacun plusieurs indicateurs. On compte 32 indicateurs au total : c’est donc bien plus que les 6 critères et les 21 indicateurs qui existaient déjà avec Datadock !
Les critères portent notamment sur :

  • les informations données sur les prestations de formation, les délais et les résultats qui seront obtenus ;
  • les objectifs des prestations, et leur adaptation au public qui en bénéficie ;
  • l’adaptation des conditions d’accueil, de conseil, de suivi et les modalités des évaluations ;
  • la mise en adéquation des moyens pédagogiques et techniques, et des moyens d’encadrement ;
  • la qualification, le développement des connaissances et des compétences des professionnels qui mettent en œuvre les formations ;
  • l’investissement du prestataire de la formation dans son propre environnement professionnel ;
  • et enfin la prise en compte des appréciations et des réclamations des participants.

Pour être certifiées, les structures font l’objet d’un audit pour valider l’ensemble de ces critères.

Formation à distance ou sur place : pas de différence pour Qualiopi

La formation à distance concerne de plus en plus d’acteurs de l’apprentissage ou de l’enseignement. Les termes e-learning (apprentissage à distance), digital learning (apprentissage numérique) et FOAD (Formation Ouverte à Distance) sont d’ailleurs des mots que l’on rencontre fréquemment. Mais quelle que soit la formule choisie, elle doit être en conformité avec les critères du Référentiel National Qualité (RNQ) pour que la structure bénéficie de la certification Qualiopi.
Les critères sont les mêmes tant pour les organismes qui assurent une formation en présentiel, que pour ceux qui proposent un apprentissage en distanciel. C’est un point important à garder en tête : sur place comme à distance, vos apprenants doivent bénéficier de la même qualité de formation.

Formation à distance : quels sont les critères qui nécessitent une attention particulière ?

Parmi l’ensemble des critères vérifiés lors de l’audit de l’organisme certificateur Qualiopi, voici ceux auxquels vous devez prêter une attention particulière pour assurer une prestation équivalente en distanciel. Retenez qu’ils portent notamment sur l’accompagnement et l’évaluation.

Modalités d’accès et méthodes mobilisées

Le prestataire précise les conditions et délais d’accès en synchrone ou en asynchrone, ainsi que les méthodes mobilisées, les modalités d’évaluation et l’accessibilité aux personnes en situation de handicap : c’est le premier indicateur du RNQ !

Modalités et procédures d’évaluation

Les conditions et procédures sont adaptées au public (indicateur 8). Elles respectent aussi les exigences formelles de l’autorité de certification, dans le cas d’une formation qui conduit à une certification professionnelle (indicateur 16).

Accompagnement des personnes formées

La certification Qualiopi nécessite l’accompagnement et le suivi du public bénéficiaire (indicateur 10), avec la prise de mesures tout au long de la formation pour favoriser l’engagement et éviter les ruptures de parcours (indicateur 12).

Recueil des appréciations et réclamations

La certification Qualiopi prévoit aussi que le bénéficiaire de la formation, ou l’entreprise, puissent laisser une appréciation, ou déposer une réclamation (indicateur 30).

Comment se passe la certification Qualiopi d’un organisme de formation à distance ?

On le disait plus haut : obtenir cette certification Qualiopi passe par un audit, réalisé par un organisme ou un auditeur certificateur.

  • L’auditeur analyse tous les éléments et documents liés à chaque critère et indicateur. Vous devez par exemple prouver que vous utilisez une solution pour évaluer vos apprenants en distanciel.
  • Après l’audit initial, un audit de surveillance est effectué dans les 14 à 22 mois.
  • La certification est valide pour 3 ans au total.

Pourquoi des outils spécifiques sont nécessaires ?

L’organisme de formation utilise des outils et plateformes pour assurer la prestation (actions de formation, bilan de compétences ou VAE) dans les conditions encadrées par la certification Qualiopi.

  • d’adaper les conditions d’accueil, même virtuel, selon le public visé avec par exemple :
    • un accès possible même avec une connexion internet limitée ;
    • la possibilité de basculer entre distanciel et présentiel.
  • de faciliter l’accompagnement et le conseil des bénéficiaires de la formation :
    • en leur donnant une visibilité de leurs objectifs ;
    • en leur montrant leur évolution au cours de l’apprentissage.
  • d’évaluer et valider les compétences :
    • dans un environnement sécurisé et sans triche ;
    • synchrone ou asynchrone…

La plateforme TestWe vous permet de répondre aux exigences Qualiopi

Les critères de la certification qualité Qualiopi impliquent de se doter de moyens techniques adéquats pour l’organisation d’une prestation. C’est là que la plateforme TestWe prend toute son importance : elle vous permet d’évaluer les connaissances des apprenants. Mais aussi de prouver la conformité et la validité du processus mis en œuvre.

Fraude et données : fiabiliser les évaluations et examens avec un dispositif sécurisé

La fraude lors d’un examen à distance est l’une des craintes majeures. Le dispositif adopté par Testwe vous permet de lever ce frein, et de légitimer les résultats du test ou de l’examen. C’est indispensable pour valider les compétences professionnelles ou les diplômes.

Pour éviter la fraude

La sécurisation du dispositif porte aussi sur celle des données, et sur le respect de la réglementation européenne. Dans cette perspective, le dispositif de surveillance (proctoring) appliqué par TestWe respecte technologie anti-fraude. Cela passe notamment par :

  • une double identification par webcam ;
  • un environnement de test sécurisé même en asynchrone (captation vidéo et audio).

Ces dispositifs assurent la bonne tenue de l’examen. Ils permettent aussi, dans le cas d’une certification professionnelle par exemple, de se mettre en conformité avec l’un des indicateurs du référentiel : « respecter les exigences formelles » d’une autorité. C’est le cas pour les formations aux normes ISO par exemple !

Pour sécuriser les données

La sécurisation du dispositif porte aussi sur celle des données, et sur le respect de la réglementation européenne. Dans cette perspective, le dispositif de surveillance (proctoring) appliqué par TestWe respecte les règles de confidentialité demandées par la CNIL et le RGPD.

Adapter les évaluations en fonction du public et des formations

Le référentiel Qualiopi implique d’adapter les évaluations aux capacités et aux possibilités techniques de l’apprenant (particulier ou entreprise), et de les rendre accessibles à tous. La plateforme de concours et d’examens TestWe vous permet de répondre à trois points importants.

Des évaluations possibles sans connexion

La restitution des connaissances est possible via TestWe sans connexion internet, de manière asynchrone. Ainsi, l’absence d’une connexion de qualité n’est pas un handicap pour un groupe d’apprenants. Ils peuvent quand même être évalués dans de bonnes conditions, comme s’ils étaient présents dans votre centre de formation.

À distance ou en présentiel : une solution adaptée à vos formations

Quelle que soit la formule proposée à vos apprenants ou groupe de candidats (e-learning, FOAD ou digital learning), vous pouvez organiser tests et examens en distanciel comme en présentiel, ou un mix des deux. Dans les deux cas, le public formé est évalué selon les mêmes critères, dans les mêmes conditions et avec les mêmes dispositifs techniques de surveillance.

Un logiciel en ligne paramétrable pour tous les publics

Sur la plateforme TestWe, les épreuves sont entièrement paramétrables. C’est ce qui permet à vos formateurs une organisation simple des évaluations. Mais aussi de les adapter à un groupe d’élèves. Par exemple pour répondre aux impératifs de personnes en situation de handicap, qui ont besoin de plus de temps ou d’un accompagnement supplémentaire, ou en proposant un format audio pour des personnes qui rencontrent des difficultés de lecture.
Retenez aussi que TestWe offre une grande variété des modes de restitution des connaissances :

  • QCM ;
  • restitution audio ou vidéo ;
  • analyse de documents ou de contenus…

Favoriser le travail collaboratif entre les formateurs et les équipes pédagogiques

La coordination de l’ensemble des intervenants d’une formation à distance (prestations externes ou internes) est aussi un critère de certification Qualiopi ! TestWe facilite l’administration des évaluations, le suivi pédagogique, les échanges de documents et d’informations. Cela passe aussi par une simplification du travail de correction, le reporting des compétences acquises et l’intégration aux logiciels d’apprentissage (LMS) utilisés par l’organisme formateur.