Comment obtenir la certification Qualiopi ?
Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes qui dispensent des actions de formation financées par le CPF (Compte personnel de formation) par exemple ou par des fonds publics. Cette certification remplace l’inscription sur Datadock, l’ancien outil d’aide au référencement des organismes de formation, mais elle est surtout beaucoup plus exigeante ! En quoi consiste exactement la certification Qualiopi ? Des objectifs aux critères, TestWe vous aide à y voir plus clair.
La certification Qualiopi, qu’est-ce que c’est ?
Pour mieux comprendre Qualiopi, un petit retour en arrière s’impose. La certification des prestataires d’actions de développement des compétences est prévue depuis la réforme du 5 septembre 2018. Cette loi, tournée vers « une nouvelle société de compétences », encadre la « liberté des individus dans le choix de leur formation », notamment en mettant en place des critères de qualité des prestataires de formation. La crise sanitaire a finalement retardé son application d’un an, le temps pour les organismes de formation professionnelle de concilier cette nouvelle exigence avec les urgences liées à la pandémie. Mais depuis le début de l’année 2022, on y est : la certification Qualiopi est bien obligatoire, même si le décret du 21 décembre 2021 laisse un répit de quelques mois aux retardataires.
Quels sont les objectifs de la certification Qualiopi ?
La certification Qualiopi vise à « renforcer la garantie de qualité des organismes de formation et CFA », selon le Ministère du Travail. Les organismes doivent désormais se conformer à un audit. Datadock référençait les formations avec 6 critères et 21 indicateurs, Qualiopi impose un audit, mené par un organisme certificateur, pour vérifier 7 critères et 32 indicateurs.
Quels organismes de formation sont concernés ?
Le Référentiel National Qualité (RNQ) concerne tout organisme ou tout établissement qui proposent un développement des compétences : des formations certifiantes ou non, des actions permettant la VAE (validation des acquis par l’expérience), des bilans de compétences… En résumé, toutes les structures qui dispensent des actions de formations financées par un opérateur de compétences, par l’État, par les régions, par la Caisse des Dépôts et Consignations, par Pôle emploi ou par l’Agefiph. Les centres de formation par l’apprentissage (CFA) doivent aussi être certifiés Qualiopi.
« La certification est obligatoire pour les acteurs de la formation qui souhaitent continuer à bénéficier des fonds publics et mutualisés ».
Aurélie Mendez, Responsable Projet Certification chez TestWe
Mieux comprendre les critères de certification Qualiopi
Pour décrocher la certification, l’organisme de formation doit démontrer la qualité de ses actions, et se soumettre à un audit. En France, 34 organismes certificateurs référencés sont en mesure de réaliser cet audit, parmi lesquels l’AFNOR, Bureau Véritas, Certifopac, Apave, ISQ, ou encore SGS. Quelle durée et quels délais faut-il prévoir pour cet audit, et quelles solutions adopter pour faciliter la certification ?
Quelles étapes pour obtenir la certification Qualiopi ?
La première démarche commence par une demande de certification auprès d’un organisme auditeur. La liste complète est disponible sur le site du Ministère du Travail.
Pendant l’audit, chacun des critères du Référentiel National Qualité est vérifié. En général, l’audit en lui-même se déroule sur une seule journée. Il faut également prévoir un délai de plusieurs semaines entre la demande initiale de certification Qualiopi, et la journée d’audit. Cela laisse le temps aux entreprises de se préparer !Si les résultats attendus ne sont pas conformes, en cas d’écart(s) mineur(s), un délai supplémentaire est prévu pour les corriger. Entre la prise de contact avec un organisme certificateur et l’obtention de la certification Qualiopi, il faut néanmoins compter quelques mois. Être bien accompagné est un vrai plus pour gagner du temps, surtout pour mettre en place les outils adéquats !
Bon à savoir : en plus de l’audit initial, il faut prévoir l’audit de surveillance 18 mois après la certification Qualiopi, puis l’audit de renouvellement 3 ans plus tard.
Quels sont les critères pour obtenir la certification ?
Le référentiel national prévoit une évaluation sur la base de 7 critères. Chaque critère regroupe plusieurs indicateurs de qualité. Pour se préparer à l’audit, le Ministère du Travail propose un Guide de lecture du Référentiel National Qualité (RNQ) disponible en ligne.
– Critère n°1 : Conditions d’information du public sur les prestations de formation proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
– Critère n°2 : Identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
– Critère n°3 : Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
– Critère n°4 : Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
– Critère n°5 : Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
– Critère n°6 : Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
– Critère n°7 : Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.
Le premier critère demande que l’offre de formation soit transparente, c’est-à-dire que le public soit bien informé sur la formation et les résultats qui peuvent être obtenus. Rien d’inattendu jusque-là, surtout pour des organismes qui étaient déjà référencés sur Datadock.
« Pour montrer que le processus d’évaluation existe et qu’il est formalisé, les organismes doivent donner la preuve qu’ils utilisent bien un outil d’évaluation adapté, robuste et sécurisé»
Aurélie Mendez, Responsable Projet Certification chez TestWe
D’autres critères peuvent nécessiter un ajustement de certains aspects de la formation, notamment pour l’accompagnement, le suivi et l’évaluation. Jusqu’à présent, les organismes n’avaient pas obligation de prouver la validité du processus d’évaluation. Et ce, quel que soit le mode ou le format d’évaluation adopté au cours de la formation. Désormais c’est le cas ! L’évaluation doit aussi être adaptée aux apprenants : un format audio pour un public avec des difficultés de lecture par exemple.Évaluer est la clé d’une formation professionnelle réussie, mais c’est aussi l’un des éléments pris en compte pour obtenir la certification. Un défi quand il faut aussi jongler avec les formations ou enseignements à distance, et avec la nécessité de sécuriser les conditions d’examen et les données en conformité avec les conditions RGPD. Pour autant, cela ne doit pas être un frein pour obtenir une certification Qualiopi. Et il existe des solutions d’évaluation à la mesure de chaque formation, pour faciliter les démarches et passer cette étape vous pouvez contacter notre Responsable Projet Certification chez TestWe Aurélie Mendez.
Aurélie Mendez
Responsable Projet Certification chez TestWe
+33 (0)7 67 06 89 86
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