Plateforme de concours et examens : comment ça marche ?

Vous êtes un centre de formation, une université ou une entreprise, et vous souhaitez digitaliser vos processus d’évaluation ? Franchissez le cap de la plateforme de gestion des examens et concours. Comment fonctionne ce type de solution et quels sont ses avantages ? Comment mettre en place une surveillance fiable et efficace ? Vous vous posez sûrement quelques questions : TestWe a les réponses.

L’organisation d’un examen en ligne s’adresse à des publics variés: établissements d’enseignement supérieur, organismes de formations, entreprises. Qu’il s’agisse d’évaluer des étudiants ou des stagiaires ou d’organiser un recrutement en distanciel, un outil d’e-exam s’adapte à plusieurs usages et permet de gagner en efficacité à différents niveaux.

Même si cette pratique s’est étendue avec la crise sanitaire et les périodes de confinement, de nombreux établissements (université, école privée…) ont déjà fait des examens en ligne avec des outils numériques. Un tel système est, par exemple, prévu de longue date pour les étudiants qui suivent un cursus à l’étranger. Enfin, grâce à des solutions fiables et sécurisées, dotées d’un système de surveillance, la tenue d’examens de qualité se met au service de la réputation d’un établissement. Cela rassure autant les enseignants que les étudiants ou les entreprises qui vont les recruter.

Utiliser une solution 100% Web permet aussi de proposer des tests ou concours en distanciel avant de valider une admission ou une inscription dans une école privée. Les questionnaires comme le quiz du concours SESAME peuvent ainsi être préparés et organisés sur un logiciel de test en ligne.

Pour un centre de formation, l’utilisation d’un logiciel d’évaluation en ligne est un moyen efficace de valider des compétences et des connaissances. Il est le complément idéal du e-learning, pour les centres qui ont déjà adopté des modes d’enseignements en distanciel. Grâce à des fonctionnalités simples pour créer des tests ou des quiz, il est possible de faire passer une certification à des candidats après une session de formation. Les examens peuvent être organisés en présentiel comme en distanciel, en fonction des exigences ou des besoins de chaque centre et de chaque candidat.

Pour les entreprises, la digitalisation du parcours de recrutement est une tendance qui prend de plus en plus d’ampleur depuis la crise sanitaire. Délaisser le papier et le présentiel lève le frein de la distance pour certains candidats qui ne peuvent pas se déplacer (ou qui hésitent à le faire), mais pas seulement. La mise en place d’une solution de test en ligne permet de proposer diverses évaluations pendant un process de recrutement: tests de personnalité, tests de compétences, évaluations des soft skills. Le tout de manière automatisée, et facile à gérer pour le recruteur. De quoi gagner du temps et s’ouvrir à un plus grand nombre de candidats tout en évitant les erreurs de casting.

Au-delà de ses fonctionnalités, un logiciel d’évaluation en ligne représente une valeur ajoutée pour chaque organisation, et ce pour plusieurs raisons.

Faire un examen en ligne ne s’improvise pas, c’est vrai. Les outils comme TestWe l’ont anticipé, et proposent un mode d’organisation des épreuves simple et efficace, totalement paramétrable. Des ressources sous forme de banques de questions permettent aussi aux enseignants d’élaborer des tests et QCM en quelques clics. L’autre atout majeur d’une solution en ligne réside dans le gain du temps en matière de correction et de suivi des notes des étudiants, des apprenants et des candidats. Toutes les ressources et tous les documents sont consignés au même endroit, favorisant aussi le travail collaboratif en interne dans les équipes pédagogiques.

Passer sur un outil d’e-exam, c’est profiter de nouvelles opportunités pour évaluer les connaissances et les compétences:

• tests sous forme de QCM ;
• analyse de documents ou de contenus multimédia (solution de vidéo learning) ;
• restitution audio ou vidéo ;
• etc.

L’examen en ligne, une porte ouverte à la triche ? La question est légitime, mais les plateformes sécurisées comme TestWe bénéficient de dispositifs anti-triche fiables, performants et validés par la CNIL. Avec un système de télé-surveillance, les tests se déroulent dans un environnement rassurant pour tout le monde. Pour un recruteur, c’est l’assurance d’évaluer le bon professionnel. Pour un correcteur d’examen, c’est la même chose. Et pour un étudiant qui a travaillé dur pour obtenir son diplôme, c’est une garantie supplémentaire de confiance envers son établissement.

Dans une politique de réduction des coûts et de baisse de l’empreinte carbone, le fait de limiter les déplacements s’impose comme une évidence. Cela vaut autant pour les universités, les écoles, que pour les centres de formation ou les entreprises. Avec un examen ou un test organisé en distanciel, plus besoin de réserver des salles, des restaurants ou des hôtels. Pour un candidat qui souhaite postuler à une offre d’emploi, plus besoin de se limiter à un secteur géographique. Si sa future entreprise est en mesure de proposer une session de recrutement à l’aide d’une plateforme de test, cela en dit long sur sa capacité à organiser le télétravail dans les meilleures conditions.

Si les inégalités en matière d’équipement et de technologie (ordinateur, tablette, smartphone, connexion Internet) sont aujourd’hui bien établies, le recours à une plateforme de gestion d’examen ou de concours offre une réponse à cette problématique. Dans le cas de TestWe, les épreuves sont disponibles sur plusieurs types de supports à la préférence du candidat et se déroulent en asynchrone, sans connexion Internet. Et il reste aussi la possibilité d’organiser les examens et les concours en présentiel, avec le même outil, de manière synchrone. La protection des données est un autre enjeu des outils d’examens en ligne, qui doivent disposer de fonctionnalités de surveillance fiables et conformes aux normes en vigueur. Les étudiants et candidats y sont sensibles : il est donc important de leur fournir un gage de sécurité.

Comment être sûr qu’une plateforme numérique d’examens et concours répondra à vos besoins et à ceux de votre public ? Certains critères pourront vous aider à faire le bon choix parmi les outils existants.

Veillez en premier lieu à analyser vos besoins en interne, le temps et les moyens humains dont vous disposez. Il peut par exemple être pertinent de constituer un groupe de travail autour de la digitalisation des tests, des concours et des examens. Et posez-vous les bonnes questions :

• Quels sont les modes de restitution des connaissances disponibles sur la plateforme ?
• Qui peut avoir accès au portail d’administration de l’examen ?
• Comment s’effectue la correction et le traitement des résultats ?
• Quelles sont les statistiques disponibles ?
• Comment se passe l’inscription et l’identification des candidats ?
• Comment s’organise la surveillance pour éviter la triche ?
• Existe-t-il un mode hors ligne pour les candidats ?
• La solution est-elle conforme aux réglementations en vigueur en matière de sécurité des données (CNIL et RGPD) ?

Vos étudiants et candidats se sont déjà demandé comment tricher avec une plateforme d’examen en ligne ? Avec un logiciel comme TestWe, ce n’est pas possible, et il s’agit d’un critère principal pour choisir le bon outil pour votre organisation. Tout d’abord, le dispositif de proctoring assure une surveillance en présentiel comme en distanciel, en respectant les règles de confidentialité en vigueur. Mais ce n’est pas la seule option. Avec de nombreuses possibilités pour construire vos épreuves, vous pouvez concevoir des examens dans lesquels la triche ne présente pas d’intérêt : de nouvelles formes de restitution des connaissances qui font appel à l’analyse et à la créativité, plutôt qu’à un apprentissage par cœur.

Vous envisagez la mise en place d’examens dématérialisés sur une plateforme 100 % Web ? Pensez bonnes pratiques avant de vous lancer.

Avant de proposer vos quiz, examens, concours et tests sur une plateforme numérique, mieux vaut vous assurer que toute l’équipe pédagogique (enseignants, formateurs) concernés sont impliqués. Communiquer en amont est le meilleur moyen de remporter l’adhésion d’un maximum de professionnels dans votre organisation. Cela vaut aussi pour les étudiants et candidats, à qui vous devez communiquer clairement les comportements à adopter… ou non, mais aussi pour vos stagiaires et apprenants. Veillez à prévenir chaque candidat dès son inscription.

Pour éviter les problèmes techniques le jour J, rien de mieux qu’un test. L’examen blanc est une pratique habituelle pour préparer les étudiants et candidats à une épreuve finale : dans le cas d’un examen prévu sur une solution en ligne, cela permettra aussi de familiariser tous les acteurs à ce nouvel outil. De quoi résoudre d’éventuelles difficultés et prévoir des améliorations avant de déployer définitivement ce mode d’évaluation.

En fonction du mode d’évaluation, les outils de surveillance changent :

• En synchrone, l’épreuve est surveillée en temps réel par un surveillant humain : un enseignant, un professionnel, un assistant. Comme lors d’un examen papier traditionnel.
• En asynchrone, le proctoring est assurée par des systèmes de télésurveillance, au moyen de la webcam de l’appareil. La prise de photos permet d’identifier le candidat, et la captation audio de vérifier son environnement direct. Enfin, le verrouillage des fonctions de l’ordinateur prévient toute tentative de consulter des documents pendant l’épreuve.