Qualiopi V9 – 2025 : Impacts de la sous-traitance pour les organismes de formation

Qualiopi V9 – 2025 : Depuis son entrée en vigueur le 1^er janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue incontournable pour les Prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC). Cela concerne les organismes de formation (OF), les centres de bilans de compétences, ou encore les organismes d’apprentissage. Avec la version 9 du référentiel, applicable en 2025, plusieurs ajustements viennent renforcer les exigences, notamment pourla gestion de la sous-traitance. Explications.

Qualiopi V9 – 2025 : Un encadrement renforcé de la sous-traitance pour les organismes de formation

L’une des évolutions majeures de Qualiopi V9 concerne la traçabilité et la responsabilité des prestations réalisées en sous-traitance. L’organisme donneur d’ordre reste pleinement responsable de la conformité des actions sous-traitées au référentiel national qualité.

Cela implique :

Vérification préalable de la capacité du sous-traitant à respecter les exigences du RNQ (Référentiel National Qualité) ;
Formalisation d’un cadre contractuel clair, incluant les engagements qualité du sous-traitant ;
Un suivi rigoureux des prestations réalisées, avec des éléments de preuve à l’appui (évaluations, feuilles de présence, supports pédagogiques, attestations de réalisation).

Ces nouvelles obligations imposent une sélection stricte des sous-traitants. Il ne suffit plus de contractualiser avec une entreprise : il est nécessaire de mettre en place un suivi et une vérification régulière de la qualité des interventions sous-traitées. Il y va aussi de la réputation de l’organisme de formation.

Toutes ces actions instaurent un environnement réglementaire clair et participent à l’amélioration des formations proposées aux participants. L’utilisation de TestWe contribue aussi à cette clarification des méthodes pour l’obtention les certifications et des qualifications.

Qualiopi V9 – 2025 : Des preuves à fournir lors de l’audit de l’organisme de formation

Lors des audits initiaux et de surveillance, les organisateurs certificateurs demandent aux organismes de formation de fournir des documents spécifiques. Ces derniers doivent montrer concrètement comment l’OF a organisé la maîtrise des prestations sous-traitées.

Il s’agit par exemple des contrats de sous-traitance avec la mention des engagements qualité. Il est stipulé que les intervenants possèdent bien les compétences et les qualifications requises pour dispenser les formations.

L’organisme de formation devra aussi prouver que le sous-traitant a pris connaissance des différentes exigences de Qualiopi.

Enfin, le contrôle par les organismes certificateurs peut consister à vérifier le processus interne pour évaluer les prestations externalisées (qui sont assez classiques). Il s’agit exemple de présenter des grilles d’évaluation, les retours des stagiaires, ou encore le suivi des améliorations demandées. Ces informations doivent être formalisées dans des documents facilement consultables.

Enfin, l’auditeur pour la certification peut demander des exemples de prestations réalisées par des sous-traitants pour en vérifier la qualité effective.

Qualiopi V9 – 2025 : Des risques accrus en cas de non-conformité des sous-traitants

La V9 de Qualiopi renforce la logique de responsabilisation des donneurs d’ordre. En cas de non-conformité constatée chez un sous-traitant, c’est l’organisme principal qui pourra se voir sanctionné (exclusion de la certification, suspension, voire retrait).

Cela oblige les OF à adopter une stratégie de sélection plus rigoureuse des partenaires et à mettre en place un système de pilotage qualité fiable, incluant le suivi post-prestation et le retour d’expérience des bénéficiaires.

Ce renforcement des exigences pourrait exclure certains sous-traitants qui n’auraient pas la capacité de répondre à toutes ces nouvelles attentes. Certains OF pourraient aussi rencontrer des difficultés pour continuer leur activité s’ils ne contrôlaient pas suffisamment leurs prestataires. Les sanctions prévues peuvent aller jusqu’à la suspension ou le retrait de la certification Qualiopi.

La Caisse des Dépôts joue un rôle déterminant, en disposant d’un pouvoir accru pour sanctionner les organismes de formation ou les sous-traitants qui ne respectent pas les nouvelles règles. En effet, elle est chargée de contrôler les prestataires qui s’enregistrent sur EDOF, le portail d’information des organismes de formation.

Des changements à anticiper pour l’ensemble des structures de formation

Si les organismes de formation les plus importants ont pu anticiper ces changements en ayant déjà mis en place des contrôles sur les sous-traitants, certaines petites structures doivent réagir.

En effet, pour les petits organismes de formation, souvent dépendants de prestataires externes (formateurs indépendants ou centres partenaires), ces exigences impliquent un changement de posture. Ils doivent désormais structurer formellement leurs processus de sous-traitance.

Cela peut nécessiter :

La création de procédures internes spécifiques à la sous-traitance ;
Montée en compétence administrative et qualité pour mieux piloter les partenariats avec les OF ;
Formalisation documentaire accrue, parfois perçue comme contraignante, mais indispensable à la conformité.

Prenons le cas du contrat entre le donneur d’ordre et le sous-traitant. Il doit être formalisé par écrit avec des mentions obligatoires telles que les missions à réaliser, les moyens mobilisés par le prestataire ainsi que les conditions de réalisation des formations. Ce cadre formel permet une plus grande transparence des prestations pour les deux parties. La formalisation du contrat participe à mettre fin aussi aux sous-traitances en cascade, trop souvent signalées auparavant.

Certification

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